【悲報】作った書類が見つからない。書類の整理の仕方

効率・時間短縮

こんにちは、ブックマンです。

書類の整理が出来てなくて書類を探す時間がもったいなくないですか。

探している書類が見つかれば、すぐに次に進めるのになかなか探している書類が見つからずに新しく作ってしまった方が早いとなる時があります。

 

そんな書類整理が下手な人はルールを作るしかありません。

どんなルールなのか紹介しますので是非参考にしてみてください。

 

この記事はこんな人におすすめ
・書類整理が下手
・現場監督はどんな書類があるか分からない
・書類が見つからない

 

この記事で伝えたいこと
・どんどん分類していかないと書類整理は無理

 

 

【問題点】書類が見つからない

仕事を投げ出す人のイラスト(男性)

次の会議で使う書類が見つからない。

先週作ったばかりでたし机の上置いておいたはずなのに、、、と書類が見つからない経験が誰にでもあると思います。

 

書類は基本的にファイリングするまでが1セットの動作になりますが日々の忙しい業務でそれすらも放っておいてしまいがちです。

その結果、書類を探す時間というのが出来てしまうのです。

書類を探す時間というのは何も生産性のない「無駄な時間」です。

極力探す時間を短くしましょう。

 

では、解決策の前にどのような問題があって書類が整理できないかを考えてみましょう。

書類が整理できない理由
・忙しくて書類を整理してる暇があったら次の仕事をする
・書類をどのように整理していいか分からない
・必要な書類と必要じゃない書類の見分けがつかない
・書類をしまう場所がない

このような事が考えられると思います。

ではひとつひとつ一緒に考えてみましょう。

 

・忙しくて書類を整理してる暇があったら次の仕事をする

ワーカホリック・仕事中毒のイラスト

現場監督は忙しくて書類をいちいち整理している暇はありません。

会議の後に会議だったり、作業員から現場への突然の呼び出しがあったりして落ち着いて仕事を出来るのは夕方からなんてよくあります。

夕方には体も気持ちも疲れていて、明日までに用意しなくてはいけない書類しか触る気になりません。

 

そうして溜まっていく書類の山がどんどん整理する気をなくしていきます。

忙しくて整理してないと1ヶ月後に急に必要になったりして探す時間が発生します。

その探す時間があれば小さな仕事を1つでも2つでも片付けることが出来たのにと考えますが考えるだけです。

また書類が溜まる毎日です。

 

 

書類をどのように整理していいか分からない

本棚・書棚のイラスト

会議で使った書類をどのようにファイリングすればよいか分からず結局書類の山になってませんか。

現場監督の書類の種類は実に多種多様です。

細かく分けすぎると100種類はファイルが必要になるんじゃないかと感じます。

 

計画した書類はどこにファイルするか、もらった書類は何にファイルするか考えているうちに面倒臭くなりどんどん書類を重ねていってしまいます。

まずはどのような書類があるのか、どのように分類するのか、どのようにファイリングするのかを考えなくてはいけません。

方法は【解決策】に記載してますので是非参考にしてください。

 

 

・必要な書類と必要じゃない書類の見分けがつかない

使った書類はいつまで持っておけばよいのか分からないという方はたくさんいると思います。

とりあえず取っとけと思えばずっと使わなかったり、まあもういらないだろと思って捨てれば実は急に必要になったりして困ります。

あまりよく考えず書類を捨てたり取っといたりするといざ必要な時に捨ててしまってる書類を探し出したり、まだ持っているのに無いと判断してしまったりします。

私の考えですが基本的に7割くらいは持っている必要があると思います。

書類を保管する場所があるなら取っておくべきでしょう。

 

 

書類をしまう場所がない

会社の机のイラスト

事務所が広かろうが狭かろうが自分の使える棚なんて机か後ろの棚くらいなものです。

その中で膨大な書類をどのように整理すれば良いか考える必要があります。

 

最近の建設現場は書類だらけです。

何をするにしても書類が必要です。

そのような書類を机だけでは処理しきれません。

 

自分の席の後ろに棚があればよいですが、なければ事務所内のどこかに自分の棚を用意しましょう。

まずは書類をしまうスペースを確保しなくては書類整理はできません。

 

このようなことが書類を整理する上で問題点と考えられます。

書類を整理できないことで一番の問題は探す時間が増えるということです。

探す時間というのは何も生産性のない無駄な時間です。

その探す時間を出来るだけ短くすることで本来の現場監督の仕事に集中できるようにしましょう。

 

 

【解決策】分類をしましょう。

綺麗な会社の机のイラスト

書類整理が下手だと思う人は以下のようにすれば大分良くなります。

 

まずは分類しましょう。

分類は大分類、中分類、小分類で分けてルールを作りましょう。

 

作る時の注意としてはその他を作らないことです。

その他を作ってしまうと決まってない分類は全部その他になってしまうので後で探す時が非常に大変です。

 

まずは大分類ですが品質、コスト、工事、共通事項と分けましょう。

大分類の時点で分けすぎると後で探すのが大変になります。

細かく分けすぎるとどこにしまったか分からなくなるので大きく分けましょう。

 

次は中分類ですが工種毎に分けましょう。

鉄筋、型枠、コンクリート、LGS、防水などがあります。

他にも工程や計画図なども分類してもよいでしょう。

 

最後に小分類ですが付箋をつけて分けましょう。

付箋には何の資料なのかを記入してファイルすることで分厚くなったファイルを開かなくてもどこに何があるか分かります。

 

逆にあまり効果的でないファイルの仕方はフロアで分けることです。

フロアで分けると何フロアか一緒に資料を作った場合、別々にファイルする必要があったりフロアをまたいで作られた資料ではどこにファイリングすればよいか悩みます。

 

資料をファイルするという行為は後で探すということと一緒です。

もう一生使わないと分かっている資料は捨ててしまうでしょう。

もう一度使うかもしれないのでファイルをします。

後で探せるように分かりやすくすることが大事です。

 

 

【経験談】見つからない書類

仕事を投げ出す人のイラスト(男性)

昔の私は書類を整理するのが下手でした。

今でも上手かと言われれば胸を張って上手とはなかなか言えませんが、それでも昔に比べれば大分よくなりました。

 

どんどん出てくる書類をどのようにファイルすればよいか分からず文豪みたいに書類が重なっていきます。

捨ててもいいようなメモ用紙すら捨てれないと思い、とにかく書類を重ねていました。

書類の山で仕事が進まず、突然思い立ったようにいらないと踏み切って捨てた書類が後日必要なんてことはよくありました。

 

これでは良くないと思い、とにかくファイルを作ってはしまうようにしてましたが、今度はどこにしまったか分からない。

同じ書類が被っているなどの弊害もありました。

 

試行錯誤を繰り返して今やっているのがとりあえずクリアーファイル+付箋作戦です。

ファイリングするものはいつかは見直すだろうという物をファイルするようにして今必要なのはクリアーファイルにしまいます。

それだけだとどこにしまったかよく分からないので付箋を貼って何の資料かを分かるようにしました。

意外と書類がどこにあるか分かりやすいので探す時間が大分短縮されました。

しかもコピーする時にいちいちファイルから取り出さずに出せるため便利です。

 

資料をもう使わないだろうと判断すればファイリングをしてしまいます。

 

 

現場監督のまとめ

資料を探す時間は無駄な時間
分かりやすくファイリングするのが良い
ルールを決めてファイリングする

 

資料を探すという行為は無駄な時間です。

分かりやすくファイルを作っておけば簡単に見つかるので普段から意識して分かりやすくファイリングしましょう。

 

 

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