意味も分からない長い会議、関係ない会議、時間通りに進まない会議
会議と言っても色々ありますが、何か時間がもったいないと感じませんか？
そんなもったいない会議を効果的にする方法があります。
興味がある方は見ていってください。
・会議に参加する意味が見い出せない
・会議なんている？と思っている
・どうすれば効果的な会議になるのか知りたい
・会議では決めることを意識しましょう。
【持論】会議は物事を決める場です。
関係者が集まり、議題について意見、相談、決定をすること
最初に持論からですが、会議って何のためにしているのでしょうか？
偉い人が何かだらだら話しする場じゃないのか？
会社には無駄な会議と感じることが多々あります。
会議に参加していると以下のようなことを思うでしょう。
何についての会議なんだろうか？
今回の会議で何か決まったのか？
それは私に関係ありますか？
もちろん会社の一部の事を決める事ですので全く関係ないとは言い切れませんが、担当部署や役割がそれぞれあるため、自分にはあまり関係ないんじゃないかと思うことがあります。
例えばですが地下工事担当者が地上鉄骨工事会議に参加したところでいまいち効果が分かりません。
別に無駄とまでは言いませんが「それって私が参加しなくてはいけない？」「この時間があれば自分の担当箇所のもっと良い計画が出来るのに」と思います。
とりあえず参加させとけ精神では効果的な会議にはなりません。
そもそも会議とは物事を決める場であるべきです。
決める事が出来る人、決めた事に責任が取れる人が集まり方針を決めるべきなのです。
決まらない会議は何をその時間、そんなに集まってやっていたのかとなります。
関係者ではなくても目的が経験を積ませる。場の雰囲気を分からせる。関係者にさせる。と目的があれば、今はあまり関係なくても参加することが望ましいです。
また、何でも集まれば「会議」と呼ぶことはやめた方が良いと思います。
決まったことを言うだけなら「報告会・伝達会」ですし、確認するだけなら「定例・確認会」となります。
決まってないことを決める場が「会議」であるべきです。
【理解】会議の種類を知って効果的に使おう
会議の内容は多種多様にあれど大きくは3つに分類できるかと思います。
- 自分が主催の会議
- 関係ある事の会議
- 関係ない事の会議
他にもたくさんあると思うかもしれませんが、実はどの会議でもこの3つのどれかに当てはまります。
では会議の種類と効果的な使い方を考えましょう。
１、自分が主催の会議
自分が主催の会議で大事なことは「結論を出すこと」と「柔軟な考え」です。
まずは何について会議をしたいのかを考える必要がありますが、この「何について」が物事を決める事に対して悪いニュアンスをしています。
本来は「何についてこうしたい」というところまで会議名を変える方が良いです。
自分が主催なのですから、この会議はこの結論が良いという理想があるはずです。
主催者が目標がよく分からないけど会議を開きましたでは効果的な会議にはなりません。
必ず最終目標を決めることを考えましょう。
しかし、最終目標を決めて会議で意固地になってしまってはいけません。
結論ありきで議論をしたところで主催者、関係者共に険悪になるだけです。
より良い意見には耳を傾ける方が良い結果になります。
自分の案もあるけれど言われたことにも一理あるので良い方法はこうだろうという結論の出し方が参加者の皆が納得する答えになります。
効果的で短い会議になればあなたの評価も上がるし、関係者にも理解が得られお互い良い事だけになります。
ぜひ、効果的な会議をしてみましょう。
２、関係ある事の会議
自分が主催ではないが、関係があるので参加する会議をどのように効果的にするか考えてみましょう。
あなたが関係ある会議に参加するという点ですので、発言や意見が言えて会議に影響を与える立場であることをまずは理解しましょう。
そして、主催者がいるのでその人の顔をつぶさないようにしましょう。
主催者は主催者で色々考えて会議を進行しています。
それをそうじゃない、こうだろうと進行の邪魔をするようなことをすれば意欲が失われ、次からのやる気に関わります。
何でも完璧な人間なんていませんので、その会議では何を決めるべきなのかを注力して考えましょう。
多くの会議の方式としては資料を説明し、問題点を洗い出し、物事を決めていくという手順をしますがこのような会議で大事なことは
いつ、どこで、誰が、何を、どうするか
を明確にすることです。
会議にはせっかく決める事が出来る人と責任が取れる人がいます。
どこで？何を？どうするか？は比較的容易に決まります。
しかし、「誰が」「いつまでに」はなかなか決めようとする人がいません。
言った人がやることになるリスクがあるため、出過ぎると仕事が増えることになるので決めたがらないのです。
何をどうするかを決めたけど
誰がやるのか
いつまでにやるのか
が決まらないのでは会議の効果も半減してしまいます。
その際には確認をすることを発言しましょう。
「先ほどの決まったことでどこで、何を、どうするかは分かりましたが「誰が」「いつまでに」が分かりません。どうしましょうか？」
と、このように発言すれば一度シーン（ ＾ω＾）・・・と場は静まり返りますが、決めなくては進みませんので勇気を出して発言しましょう。
物事が決まれば効果的な会議ですし、物事が決まらなければ無駄な会議になります。
せっかく皆が時間を使っている会議なので無駄な会議にならないようにしましょう。
３、関係ない事の会議
あなたが関係ない会議ということですので、発言権や責任がないようなことが考えられます。
そのような立場で会議に参加したところで時間の無駄や何の関係があってこの会議に参加しているのかと思うはずです。
「結果だけ教えてくれればいいですよ」と言っても参加しろとなり、じゃあ意見を言ったところで聞く耳を持たず、「言うんだったらやりなさいよ」と言われるくらいなら会議に参加したくありません。
しかし、会社の会議は半強制参加が当たり前です。
自分には無駄な会議ですが参加を強いられることはたくさんあります。
会議が暇なので携帯ゲームが出来ればよいですがそうもいきません。
そんな時にどうすればよいかというと
自分を見つめなおしましょう。
ペンと手帳があればできますし、はたから見たらメモを取って参加意欲があると良い印象を持たれます。
しかしやっていることは自分の事です。
まずは自分の仕事を洗い出しましょう。
手帳に何をするか、誰に連絡するか、何を計画するかなど自分のやることをリスト化しましょう。
そうすることで会議が終わるころには仕事の整理が出来ており、自分の仕事をスムーズに再開することができます。
仕事を洗い出しが終わったけど会議が続く場合は次のようなことをしましょう。
・自分のプライベートでやりたいこと
・自分が将来どのような人になりたいか
・そのためにはどのようなことを行動していかなければならないか
哲学的な言い方かもしれませんが「思わなければ行動しないので叶わない」ということです。
無駄な会議は時間を潰すのではなく、今何が出来るのかを考え、自分がやりたいことを考え直すよい機会だと思いましょう。
現場監督のまとめ
会議の時間を短くするテクニックや上手いプレゼンテーションの方法などはありますが、手段であり目的ではありません。
まずは会議をする目的を理解しないとただ時間の短い会議、聞きやすいだけのプレゼンテーションになってしまいます。
この会議は何のために、何を決める必要があるのかを考えましょう。
如何でしたでしょうか。
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