今回は 議事録を残すことで仕事を減らせる についてお話します。
どうぞよろしくお願いします。
【悩み】議事録なんか作ってる暇はない
打合せ、会議が頻繁にあり過ぎで誰に何をいつ約束したか忘れそう。そんなに全部はできないし、皆もやってくれよー
と、なぜ自分がこんなにもやらなくてはいけないのか？
なんて思う時がありますよね。
忙しい毎日で打合せするのが精いっぱい。
とても議事録になんか手が回らない。
でも後日になると何をいつ約束したんだっけ？となって混乱する。
業務多忙の現場監督ならではの悩みです。
【結論】議事録を残すことで仕事を減らせる
実は議事録を残すことで仕事が減らせるんです。
そんなバカな話はあるかい。実際に議事録を作る作業が増えているじゃないか
確かに会議や打ち合わせをすると面倒なのが議事録作成です。手間です。
仕事を減らせるというのは「確認する時間」を減らすことが出来ます。
・いつ、どこで、誰が、なにを、どうするかが一目で分かるため、別々に説明をする時間が減らせる。
・議事録を見ることで共通認識が持てるので、調整の手間の時間を減らせる。
・定期的な会議を開催することで打合せ日時や場所を検討する時間を減らせる。
・関係者が集まることで調整がその場で終わる場合が多く、再調整の時間が減らせる。
とこのような時間短縮になります。
もし、議事録を作成しなかったらどうなるでしょうか。
・議事録が無いため、打合せした内容の理解が個々に違い、説明が必要になる。
・議事録を作成しないと、次回予定を設定しなかったり、前回の内容を思い出すことから始まり、時間のロスとなる。
・議事録が無いため、関係者は自分の無関係と思うこともあり、調整に本気ではなくなる。
議事録を作るというのは打合せの「結果」であり「約束」でもあります。
参考までに私が使っている議事録を貼っておきます。
とこのような感じで使っています。
会議名や関係者などが議題についてどういった結論に至ったか分かることが大事です。
議事録に書いてあるから絶対に守れよ！！
なんて言っては相手に嫌われますが、打合せではこの「結果」と「約束」はしましたよね。
というセーブポイントみたいなものです。
言った言わないの話なんて現場ではよくある事です。
不毛であり、結局無理なものは無理と突っぱねられて終わります。
そんな時に議事録があれば、前にこのようなお話をしましたよね？と言えます。
まずは「前回の打合せの結果、約束はこうだったよね」と言うところはお互いに理解しましょう。
それでも無理というのはありますが、そこは現場監督の力量次第ですが協力的になってもらえることが多いです。
議事録はきちんと残しましょう。
議事録を残すことでいつ、どこで、誰が、何を、どうするかが分かります。
記録することで思い出す作業が必要なくなり、関係者にも共通認識が持てるようになります。
議事録作成は手間ですが、その先の思い出す作業、共通認識、作業分担を考えると作る方が仕事が減ります。
良い議事録の取り方、悪い議事録の取り方
議事録と言っても良い議事録と悪い議事録があります。
良い議事録は物事の経緯と結論が分かること
悪い議事録はなぜそうなったのか？結局何なのか？が分からないことです。
議事録と取るということも一つの仕事で大変ですが、簡単にする方法があります。
良い議事録の取り方
議事録を取る時を後回しにしてはいけません。
議事録は会議のその場で取ることをお勧めします。
なぜなら後回しのするほど内容の精度が落ちるからです。
後であの時なんて言ってたかな？結論は何だったかな？となりかねません。
会議の場で議事録を取ることで、会議解散前に全員に議事録の確認が取れます。
取れるタイミングが無いにしても、議事録の内容をすぐに他に人に確認が行えます。
議事録を取ることで最重要なのが結論を記入することです。
結論が無い会議が意味のないことと結論を書いてない議事録も意味がありません。
今回の会議で何が決まったことなのか？を示さなければいけません。
私の作った議事録にも結論を記載する欄があります。
後で言った言わないなんてのはよくある事です。
そんな時に前にこう言った結論になりましたという証拠は必要です。
結論を書くようにすると、会議でも結論を求めるようになります。
会議での物事をビシビシ決めていきましょう。
議事録はすぐに周知するようにしましょう。
出来れば会議にあったその日に周知するのがベストです。
皆の記憶があるうちですし、後で見返すとしても会議のあった日に資料をもらったという印象も残ります。
議事録は関係者に周知しなければただのメモです。
周知することによって関係者にも共通認識を持たせ約に立つものになります。
もし、議事録を清書している暇がない。という場合には手書きでも良いのでさっさとスキャンして関係者に送りましょう。
社内や業者とのやり取りではわざわざ清書する必要もない場合もあります。
とにかくさっさと周知するが重要です。
悪い議事録の取り方
先ほどの良い議事録の取り方の反対のようなことですが簡単に説明します。
議事録を会議の何日にも後から作成しようとすると大変です。
作成するに当たり、まずは思い出すことからしなくてはいけません。
思い出すにも記憶は正確ではなく、これって誰が言いましたっけ？なんて思って関係者に確認することもあります。
また、ボイスレコーダーに録音して後から議事録を書く人もいますが、これもオススメしません。
なぜなら時間がかかるからです。
確かにボイスレコーダーで後で確認することで精度は上がるでしょうが、これは会議をもう一度やっているようなものです。
1時間の会議の後に議事録を作るためにボイスレコーダーでもう一時間かけて会議を聞くのは大変時間がかかります。
議事録を作る業務が現場監督の重たい仕事になってはいけません。
議事録を見ると結論が何なのか分からない議事録がたまに見受けられます。
議事録の重要度は結論＞経緯＞やり取りです。
結論はこうです。なぜならこういう経緯、理由だからです。それまでにこういうやり取りがありました。という結論からなぜ？なぜ？が分かるような資料にしましょう。
極論を言ってしまえば結論だけでもいいくらいです。
とはいえ、誰が？どういう理由で？くらいは結論には必要ですので記載するようにしましょう。
議事録を作ったけど大分時間が空いてしまって今更周知するのも気が引ける。なんてことありますよね。
でも周知しましょう。周知しなければその議事録は自分だけのメモになってしまいます。
次の何かにその情報が必要な時に周知していなければ、前回はどうだったか？そもそもなぜ周知していないんだ？ともなります。
もし遅くなったとしても周知はしましょう。メールでしれっと送れば大丈夫です（笑）
まとめ
現場監督には今日もたくさんの会議があると思います。
その場で終わらせることが出来る業務はどんどん終わらせましょう。
議事録もそのうちの一つです。
今日も一日お疲れ様です。
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